在目前市(jng)场竞争日益激烈的今天,一个翻译公司能否快速发展,内部的管理必要保证高效严}Q否则,即外在业务再好、h员规模再扩大也会(x)因ؓ(f)理上的漏洞而受影响Q严重的q(sh)(x)D公司从快速扩大变成快速萎~?/SPAN>
译行业是个服务性行业,要想做好对外的服务,首先要抓好对内的服务Q也是人员的管理工作。不哪个公叔R不可能完全依赖自w的专职译人员来解x(chng)有客L(fng)译委托Q必L者说是不得不借助于外脑,也就是兼职译员来完成。因为,往往很多译服务需求量大的客户是技术性生产或研究单位Q稿件基本上都带有较强的专业性内容,对译者的要求已经不仅仅是语言的{换,而是需要对其专业的熟?zhn)度和专业用词的到位度Q所?/SPAN>,即是翻译公司的专职译员?sh)数辑ֈ了(jin)一定的数量Q也难以做到和大多数客户的专业完全对口,不可避免地需要擅长不同技术专业的D译来担当工?/SPAN>.因此,也非帔R要及(qing)时将q些D译员按专业背景进行分l整?/SPAN>,以便于日后的Eg利委托.
对于一个单位的负责人来_(d)既要领导和协调本单位的专职翻译和其他理人员Q又要管理好那些见面ơ数不多甚至是根本未见过面的D译员?sh),不是件容易的事。特别是׃D译员Ҏ(gu)的分散性大、机动性较强的特点Q除?jin)在最初的{选中需p较大的精力外Q如果一旦需要委托(sh)们进行翻译工作,那么无论是从开始委E环节再CE校对环节,q是到办Ƅ环节都?x)有不少的隐?zhn)和漏洞的存在,DD译员和翻译公怹间生各U各L(fng)矛盾Q于是就有了(jin)l常出现在网上各译论坛上的D译员投诉和号召抵制某一译公司的情况发生,其实除了(jin)有个别翻译公司确实是害群之马外,很多都是在管理环节上出现问题而又没及(qing)时解册造成的。另外,因ؓ(f)译行业的客L(fng)cL有个Z有单?/SPAN>,译费用也是银行转帐与现金Ş式ƈ?/SPAN>,现金动比较频繁Q管理不严极易出现贪污问?/SPAN>.一旦发生则不但公司声誉和经上都倍受损失,当事人本w的前途也毁于一?/SPAN>.
不光对内理,在对外客L(fng)z谈?/SPAN>,也往往?x)有q种问题, 一些对h比较敏感的客?/SPAN>,在进行二ơ委托时,常常?x)有意错报前一ơ的合同h,如果译公司不能?qing)时查到前一ơ的译记录,面临降价则牺牲利润,不降价又丢失回头客的尬被动局?/SPAN>.
因此,建立一套较为周密的理pȝ极ؓ(f)重要Q确切的说是建立一套简易实用的?sh)脑理E序Q以软g来代替和协助人工的管理。该理pȝ能做到将译员理和客L(fng)理合Z体,操作要简单,使用要方ѝ?/SPAN>
q个pȝ要徏立在译公司内部理基本原则?/SPAN>:
1.{֮客户合同与安排译员翻译不能是同一个h.
2.无论是专职坐班译员还是兼职译?/SPAN>,在接受翻译工作前均需{֮译委托?/SPAN>,作ؓ(f)日后费用l算之依?/SPAN>.
3.译员委托译单的~号必须与客户委托合同的~号相同.
q个pȝ必须保证三点作用:
1. 录入内容后可随时查询,利于每日工作的顺利进?/SPAN>,避免遗漏或错?/SPAN>.
2. 内容一旦录入后未经ȝ授权不能更改,׃每个环节是连l的,因此起到监督各工作环节的作用.
3. 万一工作中出现错?/SPAN>,可及(qing)时查到错误发生的Ҏ(gu).
日常操作q个pȝ的有下列人员:
译管?/SPAN>
W一人是负责安排译员q行译的译部人员Q简U委Eh。他Q她Q在定接稿译员?sh)选后客户合同及(qing)委托译员的部分相x(chng)况输入该理pȝ.
W二人是负责向译员(sh)发委托翻译单的译部人员,UC单员. 他(她)(j)的工作就是填写委托翻译单的内?/SPAN>.
W三人是负责译稿的审校工作的审校部h?/SPAN> ,U校对h.他(她)(j)的工作就是统计译E审校后出现的错误及(qing)相应的扣N,填写扣款?/SPAN>.
财务?/SPAN>
操作者负责办理翻译费l译员的出纳?/SPAN>.U结h。他(?/SPAN>)的工作是核查pȝ自动l计译员的实际应办翻译费金额.q据此办理付?gu)ƾ手l?/SPAN>.
业务?/SPAN>
操作者是当日{֮客户委托合同的业务员。简U补充h。他Q她Q的工作是补充录入客户合同中的内宏V?/SPAN>
除了(jin)录入当日工作情况外,采用该管理系l的译公司译管部还可以充分使用pȝ的查询功能。委Eh可以一上班便打开《待译稿件安排表》,p很明知道有哪些Eg在进行翻译中Q是哪些译员在译Q可以对交稿较集中的旉预先有把握Q提前安排调度好审校的h员?/SPAN>
同时Q委Ehq调阅《委托单》,核查是否Ҏ(gu)个在译h员都已经下发q委托翻译单Q委托(sh)Ҏ(gu)否已明确无误Q以防止出现错误委托译员Q或遗漏通知Eg注意事项?qing)交E时间等{?/SPAN>
作ؓ(f)审校人员的校对hQ也应在每日上班x(chng)开《校对计划表》,q根据其中各Eg的交E时间确定当日待校稿仉序?/SPAN>
财务部也可以每日打开《办ƾ计划表》,对即进行的译费办理做出时间上和h员(sh)的安排。可以完全杜lg误给D译员的办ƾ时_(d)或者漏办了(jin)译员的翻译费用,也避免翻译费金额发生错误Q从Ҏ(gu)上杜l了(jin)贪污现象的发生?/SPAN>
该系l对业务部也大有好处Q?/SPAN>
1Q?/SPAN> 业务部在z谈接稿时可以从pȝ中调Z前类似稿件的译情况Q对h可否动、交E时间~都能提前准备?/SPAN>
2Q?/SPAN> 遇到在交E后较长旉后客h反馈Eg问题Q也能及(qing)时查阅复核给予解冻I客户一定会(x)对翻译公司的效率和责d(j)留下的好印象?/SPAN>
当然Q最有利的是解脱?jin)公司负责h守在办公室的监管束缚(x)Q负责h可随时了(jin)解公司翻译流E中各环节的q展情况Q对各环节管理h的工作效率也能把握,使得负责有更多精力和旉去考虑?jng)场和公司发展?/SPAN>
有位著名的经管理学家曾l说q,理是“管”和“理”,对翻译公司这个行业的理者来_(d)必须先“理”好Q才可以“管”好。徏立一套电(sh)脑管理系l,日常的译程环节全部q行?sh)脑化的梳理Q才是搞好翻译公司内部管理的关键?/SPAN>
Q作者:(x)长沙青铜译咨询公司 陈航Q?/SPAN>